Dokumentenlenkung
Die Dokumentenlenkung ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems (QMS) gemäß der ISO 9001 und spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Konsistenz, Genauigkeit und Verfügbarkeit wichtiger Informationen innerhalb einer Organisation. Die ISO 9001 ist dabei eine international anerkannte Norm, die Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) festlegt. Ein zentraler Aspekt dieser Norm ist die Dokumentenlenkung, die sicherstellt, dass alle relevanten Informationen innerhalb einer Organisation kontrolliert und verwaltet werden.
Was ist Dokumentenlenkung?
Dokumentenlenkung bezeichnet den systematischen Prozess der Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Speicherung und Aktualisierung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass relevante Informationen stets aktuell, zugänglich und revisionssicher sind. Durch definierte Verfahren und Verantwortlichkeiten trägt die Dokumentenlenkung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, zur Qualitätssicherung und zur Effizienzsteigerung bei.
Welche Vorteile hat die Dokumentenlenkung für Unternehmen?
Die Dokumentenlenkung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie zur Effizienz, Qualitätssicherung und Compliance beiträgt.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Normen
Die Dokumentenlenkung stellt sicher, dass Unternehmen gesetzliche Anforderungen und Normen wie ISO 9001, ISO 27001 oder GMP (Good Manufacturing Practice) einhalten. Dadurch werden rechtliche Probleme vermieden, die durch fehlerhafte oder unvollständige Dokumentation entstehen könnten.
Verbesserte Effizienz und Produktivität
Durch eine klare Struktur und einen schnellen Zugriff auf aktuelle Dokumente wird die Effizienz im Unternehmen gesteigert. Veraltete oder falsche Informationen werden vermieden, was Fehler reduziert, und die Produktivität erhöht.
Qualitätsmanagement und Risikominimierung
Standardisierte Prozesse helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Die Dokumentenlenkung unterstützt eine kontinuierliche Verbesserung, indem gezielte Änderungen und Freigaben effizient gesteuert werden.
Sicherheit und Zugriffskontrolle
Sensible Unternehmensdaten werden vor unbefugtem Zugriff geschützt, und nur berechtigte Personen können Änderungen an wichtigen Dokumenten vornehmen. Dies stellt sicher, dass vertrauliche Informationen jederzeit sicher bleiben.
Nachvollziehbarkeit und Transparenz
Jede Änderung an einem Dokument wird dokumentiert, sodass die gesamte Historie jederzeit nachvollziehbar bleibt. Dies erleichtert Audits, interne Überprüfungen und sorgt für eine höhere Transparenz im Unternehmen.
Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation
Durch geregelte Versionierungen und Freigabeprozesse werden Missverständnisse vermieden. Gleichzeitig erleichtert eine strukturierte Dokumentenlenkung den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen sowie mit externen Partnern.
Welche Unterschiede bestehen zwischen Dokument und Aufzeichnung?
Die Begriffe Dokument und Aufzeichnung werden oft synonym verwendet, haben aber unterschiedliche Bedeutungen, insbesondere im Qualitätsmanagement und in normativen Systemen wie ISO 9001.
Hier ist eine Tabelle, die die Unterschiede zwischen „Dokument“ und „Aufzeichnung“ im Kontext des Qualitätsmanagements (z. B. nach ISO 9001) verdeutlicht:
Merkmal | Dokument | Aufzeichnung |
|---|---|---|
Definition | Enthält Informationen zur Anleitung, Spezifikation oder Beschreibung eines Prozesses oder einer Anforderung. | Belegt ausgeführte Aktivitäten oder erreichte Ergebnisse. |
Zweck | Steuerung und Vorgabe von Prozessen. | Nachweis der Umsetzung und Einhaltung von Vorgaben. |
Änderbarkeit | Kann geändert, aktualisiert und versioniert werden. | Nachträgliche Änderungen sind unzulässig oder müssen nachvollziehbar dokumentiert werden. |
Beispiel | Qualitätsmanagement-Handbuch, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen. | Prüfprotokolle, Messberichte, Auditberichte, unterschriebene Formulare. |
Verpflichtung | Kann freiwillig erstellt oder vorgeschrieben sein. | Muss oft zur Nachweisführung aufbewahrt werden. |
Gültigkeit | Gültig, solange es nicht durch eine neue Version ersetzt wird. | Bleibt als Beleg bestehen, auch wenn neue Verfahren eingeführt werden. |
Schritte zur erfolgreichen Implementierung einer Dokumentenlenkung
Tipps und Best Practice zur Optimierung Ihrer Dokumentenlenkung
Eine effektive Dokumentenlenkung ist entscheidend für ein strukturiertes und normkonformes Qualitätsmanagement. Sie stellt sicher, dass relevante Dokumente jederzeit aktuell, zugänglich und nachvollziehbar sind. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über wichtige Tipps zur Optimierung der Dokumentenlenkung sowie bewährte Best Practices, um Effizienz, Transparenz und Compliance zu gewährleisten.
Aspekt | Tipps zur Optimierung | Best Practices |
|---|---|---|
Dokumentenerstellung | Klare und einheitliche Struktur verwenden. | Standardisierte Vorlagen nutzen. |
Versionierung | Alle Änderungen nachvollziehbar dokumentieren. | Eindeutige Versionsnummern und Änderungsvermerke einführen. |
Genehmigungsprozess | Verantwortlichkeiten für Prüfung und Freigabe definieren. | Mehrstufige Freigabeprozesse nutzen. |
Zugriffssteuerung | Rollenbasierte Zugriffsrechte festlegen. | Nur autorisierte Personen dürfen Änderungen vornehmen. |
Verfügbarkeit | Zentralisierte digitale Ablage verwenden. | Cloud-basierte oder automatisierte Dokumentenmanagementsysteme (DMS) nutzen. |
Verteilung und Kommunikation | Dokumente gezielt und aktuell bereitstellen. | Automatische Benachrichtigungen bei Änderungen einführen. |
Archivierung und Aufbewahrung | Archivierungsrichtlinien definieren. | Aufbewahrungsfristen nach gesetzlichen und normativen Vorgaben einhalten. |
Schulung und Sensibilisierung | Mitarbeiter regelmäßig schulen. | Klare Anweisungen zur Nutzung und Pflege der Dokumente bereitstellen. |
Prüfung und Aktualisierung | Dokumente regelmäßig auf Relevanz überprüfen. | Feste Überprüfungszyklen und Verantwortlichkeiten festlegen. |
Integration mit Prozessen | Dokumentenlenkung in das Qualitätsmanagementsystem einbetten. | Verknüpfung mit relevanten Prozessen und Systemen sicherstellen. |
Benötigt man zur Dokumentenlenkung eine Software als Dokumentenmanagement-System?
Die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) bietet Unternehmen viele Vorteile, welche die Effizienz, Sicherheit und Qualität der Dokumentenverwaltung verbessern. Ein DMS ermöglicht die Zentralisierung und Strukturierung von Dokumenten, wodurch der Zugriff und die Suche erheblich vereinfacht werden. Dank leistungsstarker Suchfunktionen können Mitarbeiter Dokumente schnell finden, ohne durch unübersichtliche Ordnersysteme navigieren zu müssen.
Ein DMS verbessert die Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten können, ohne Versionskonflikte zu verursachen. Zudem bietet es eine höhere Sicherheit, da Zugriffskontrollen sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Dokumente einsehen oder ändern können.
Die Versionierung von Dokumenten sorgt für eine lückenlose Nachverfolgbarkeit von Änderungen und erfüllt die Anforderungen an Revisionssicherheit. Ein DMS steigert die Effizienz, indem manuelle Aufgaben wie das Sortieren und Suchen von Dokumenten automatisiert werden, wodurch Zeit gespart und Kosten reduziert werden.
Benötigen Sie ein DMS für Ihre Dokumentenverwaltung?
Dann schauen Sie sich unser Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Microsoft SharePoint online und PowerPlatform an.
